การรับรองเอกสารต่างประเทศเพื่อนำไปใช้ในประเทศไทย

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มคำร้องขอรับรองเอกสาร คลิกที่นี่

1. ข้อมูลทั่วไป

• การนำเอกสารจากออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียไปใช้ในประเทศไทย (เช่น การนำทะเบียนสมรส/ทะเบียนหย่าของออสเตรีย ไปแจ้งบันทึกฐานะทางครอบครัว/เปลี่ยนนามสกุลตามสามีหลังการสมรส หรือกลับไปใช้นามสกุลเดิมหลังการหย่า ที่เขต/อำเภอในประเทศไทย) จะต้องผ่านการรับรองเอกสารตามขั้นตอนของกฎหมายออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย และกฎหมายไทยก่อน ทั้งนี้ เป็นไปตามแนวปฏิบัติสากลที่มีไว้เพื่อประกันว่า เอกสารที่ออกให้โดยประเทศหนึ่งมีความถูกต้องแท้จริง และสามารถใช้เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงได้ตามกฎหมายของอีกประเทศหนึ่ง
• โดยทั่วไป เอกสารจากออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย ที่จะนำไปใช้ที่ไทยได้ตามกฎหมาย จะต้องผ่านการรับรองโดยอย่างน้อย 4 หน่วยงาน เป็นทอด ๆ ไป ตามลำดับ ดังนี้ 
  • หน่วยงานที่ตั้งอยู่ในออสเตรีย (3 หน่วยงาน)
    • 1. หน่วยงานชั้นต้นของออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย (อาจมีมากกว่า 1 แห่ง)
    • 2. กระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย (จะรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่หน่วยงานชั้นต้น)
    • 3. สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงเวียนนา (จะรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย)
  • หน่วยงานที่ตั้งอยู่ในประเทศไทย (1 หน่วยงาน)
    • 4. กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย ที่กรุงเทพฯ (จะรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่สถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงเวียนนา) หรือสถานที่ให้บริการรับรองนิติกรณ์เอกสารอื่น ๆ ได้แก่ สำนักงานสัญชาติและนิติกรณ์ สถานีรถไฟฟ้าใต้ดิน MRT คลองเตย / สำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราว เชียงใหม่ / สำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราว อุบลราชธานี / สำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราว สงขลา (ดูที่ตั้ง คลิกที่นี่)
• หน่วยงานออสเตรีย (ทั้งหน่วยงานชั้นต้น และกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย) จะรับรองเฉพาะเอกสารต้นฉบับเท่านั้น และเอกสารของออสเตรียไม่สามารถนำไปให้สถานเอกอัครราชทูตออสเตรียประจำประเทศไทยรับรองได้ ต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงาน (หน่วยงานชั้นต้น และกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย) ในออสเตรีย เท่านั้น

2. เงื่อนไข

• สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงเวียนนา จะรับรองเฉพาะเอกสารที่ผ่านการรับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียแล้วเท่านั้น โดยเป็นการรับรองว่า ลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียที่ปรากฏบนเอกสาร เป็นลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่ผู้นั้นจริง
• ค่าธรรมเนียม 15 ยูโร ต่อการรับรอง 1 รายการ (1 ตราประทับ) (ชำระเป็นเงินสดเท่านั้น)

3. ขั้นตอนการรับรองเอกสารต่างประเทศเพื่อนำไปใช้ในประเทศไทย

*ขั้น 1 รับรองโดยหน่วยงานชั้นต้น*
นำเอกสารตัวจริง (เช่น ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า) ไปรับรองกับหน่วยงานที่กำกับดูแลของออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียก่อน เพื่อให้หน่วยงานนั้นรับรองลายมือชื่อหรือตราประทับของผู้ออกเอกสารรับรองให้ถูกต้องตามขั้นตอนของกฎหมาย

กรณีทะเบียนสมรสในออสเตรีย
- หากสมรสนอกกรุงเวียนนา ให้นำทะเบียนสมรสไปรับรองที่ (1) สำนักงานเขต Bezirkhauptsmannschaft และ (2) กรมการปกครอง Landesregierung ตามลำดับ
- หากสมรสในกรุงเวียนนา ให้นำทะเบียนสมรสไปรับรองที่ (1) สำนักงานเทศบาลกรุงเวียนนา (Magistratsableitung) แผนกที่เกี่ยวข้อง และ (2) สำนักงานเทศบาลกรุงเวียนนา (Magistrat der Bundeshauptstadt Wien หรือ Rathaus ตามลำดับ (กรุณาสอบถามกระทรวงการต่างประเทศออสเตรียเพื่อยืนยันว่า ต้องนำเอกสารของท่านไปรับรองที่หน่วยงานชั้นต้นใด ก่อนส่งให้กระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย ทั้งนี้ เนื่องจากเอกสารแต่ละประเภทต้องผ่านการรับรองโดยหน่วยงานชั้นต้นที่แตกต่างกัน)

*กรณีเอกสารของสโลวีเนีย/สโลวาเกีย*

• หน่วยงานชั้นต้นของสโลวาเกีย/สโลวีเนียอาจกำหนดว่าต้อง *แปลเอกสารเป็นภาษาอังกฤษ* ก่อนถึงจะรับรองได้ (ซึ่งต่างจากหน่วยงานของออสเตรีย ที่จะรับรองเฉพาะเอกสารภาษาเยอรมัน)
• กรณีเอกสารสโลวีเนียที่จะนำไปใช้ที่ประเทศไทย จะต้องแปลเอกสารที่ทางการสโลวีเนียออกให้เป็นภาษาอังกฤษก่อนนำไปรับรองต่อที่กระทรวงยุติธรรมสโลวีเนีย และกระทรวงการต่างประเทศสโลวีเนีย / สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่สถานกงสุลใหญ่กิตติมศักดิ์ไทย ณ กรุงลูบลิยานา (http://konzulatkraljevinetajske.si/)

*ขั้น 2 รับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย*
นำเอกสารที่ผ่านการรับรองตามขั้นที่ 1 แล้ว ไปให้กระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียรับรอง 

สำหรับคนไทยในออสเตรีย กรุณาศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมที่ https://www.bmeia.gv.at/en/travel-stay/documents-and-authentications/authentication/contact-legalization

*ขั้น 3 แปลเป็นภาษาไทย* (ต้องแปลหลังจากที่รับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียแล้วเท่านั้น เนื่องจากต้องแปลตราประทับของหน่วยงานต่าง ๆ ที่ปรากฏในเอกสารด้วย)
ผู้แปลเอกสารต้องเป็นผู้ที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานรัฐบาลของประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียเท่านั้น

*หมายเหตุสำคัญ*

• เอกสารบางประเภทอาจไม่จำเป็นต้องแปลเป็นภาษาไทย อาทิ เอกสารธุรกิจ/รายละเอียดสิ้นค้าที่จะนำไปใช้เพื่อการติดต่อธุรกิจในไทย กรุณาสอบถามหน่วยงานของไทยที่ต้องการติดต่อเกี่ยวกับความจำเป็นของการแปลเป็นภาษาไทย อนึ่ง สำหรับเอกสารทางทะเบียน (ทะเบียนสำรส ทะเบียนหย่า ฯลฯ) ที่ต้องนำไปติดต่อเขต/อำเภอที่ไทย จะต้องแปลเป็นภาษาไทยเสมอ
• ท่านสามารถค้นหาผู้แปลเอกสารเป็นภาษาไทยที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานรัฐบาลออสเตรียได้ที่ https://justizonline.gv.at/jop/web/exl-suche/do
• สำหรับเอกสารของสโลวาเกีย/สโลวีเนีย ปัจจุบัน (กันยายน 2567) ยังไม่มีผู้แปลเอกสารเป็นภาษาไทยที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานรัฐบาล ของสโลวาเกีย/สโลวีเนีย ท่านสามารถนำเอกสารไปแปลที่ประเทศไทย ภายหลังจากที่ผ่านการรับรองจากสถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงเวียนนาตามขั้นตอนด้านล่างแล้ว

*ขั้น 4 รับรองโดยสถานเอกอัครราชทูตไทย ณ กรุงเวียนนา*
นำเอกสารตัวจริงที่ผ่านการรับรองตามขั้นที่ 2 แล้ว (พร้อมคำแปล-หากจำเป็น) มายื่นที่สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงเวียนนา ตามขั้นตอนในข้อ 3 ด้านล่าง เพื่อ
(1) รับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย ในเอกสารตัวจริง
(2) รับรองคำแปลภาษาไทย (สถานเอกอัครราชทูตฯ จะรับรองว่า "ได้รับทราบแล้ว" หรือ "seen at" เท่านั้น โดยจะไม่รับรองความถูกต้องของข้อความในเอกสารดังกล่าว)

*ขั้น 5 รับรองโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรุงเทพฯ*
เมื่อเดินทางกลับประเทศไทย ให้นำเอกสารที่ผ่านการรับรองจากสถานเอกอัครราชทูตฯ ตามขั้นที่ 4 แล้ว ไปรับรองที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (เลขที่ 123 ถนนแจ้งวัฒนะ เขตหลักสี่ กรุงเทพฯ 10210 โทร. 02-9817171-99) หรือสถานที่ให้บริการรับรองนิติกรณ์เอกสารอื่น ๆ ได้แก่ สำนักงานสัญชาติและนิติกรณ์ สถานีรถไฟฟ้าใต้ดิน MRT คลองเตย / สำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราว เชียงใหม่ / สำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราว อุบลราชธานี / สำนักงานหนังสือเดินทางชั่วคราว สงขลา (ดูที่ตั้ง คลิกที่นี่) ซึ่งจะเป็นการรับรองลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กงสุลของสถานเอกอัครราชทูตฯ ตามตัวอย่างลายมือชื่อที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ได้รับจากสถานเอกอัครราชทูตฯ

*การนำเอกสารไปใช้*
เอกสารที่ผ่านการรับรองโดยกรมการกงสุลแล้ว ถือว่าครบกระบวนการรับรองเอกสาร สามารถนำไปใช้ยื่นที่เขตหรืออำเภอเพื่อประกอบการขอบันทึกฐานะครอบครัวในฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ในการแก้ไขนามสกุลตามสามีหลังสมรส หรือหลังหย่า หรือเพิ่มชื่อในทะเบียนบ้านต่อไป

ผู้ที่ไม่สามารถเดินทางไปดำเนินการได้ด้วยตัวเองที่ไทย (ในขั้นตอนที่ 5 และการไปดำเนินการที่อำเภอ) สามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นไปดำเนินการแทนที่ไทยได้ โดยให้ยื่นคำร้องขอทำหนังสือมอบอำนาจพร้อมกับการยื่นคำร้องขอรับรองเอกสาร (นัดหมายผ่านระบบออนไลน์) สำหรับขั้นตอนการยื่นคำร้อง/เอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำหนังสือมอบอำนาจ คลิกที่นี่

3. การขอรับบริการรับรองเอกสารที่สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงเวียนนา

3.1 เตรียมเอกสารและค่าธรรมเนียมประกอบการยื่นคำร้องให้ครบถ้วน ดังนี้

1. ใบคำร้องที่กรอกเสร็จแล้ว ดาวน์โหลดใบคำร้อง (ตามลิงก์ด้านบน) 
2. เอกสารที่ต้องการให้รับรองตัวจริง (ที่ผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย แล้ว) และคำแปล (แปลหลังจากที่เอกสารผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียแล้ว)
3. สำเนาเอกสารตัวจริงและคำแปล 1 ชุด (สำเนาทุกหน้า / ถ่ายสำเนาหลังจากที่รับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนียแล้ว)
4. ค่าธรรมเนียม (ชำระเป็นเงินสดเท่านั้น)
   • 15 ยูโร ต่อ 1 ตราประทับ (นับจากจำนวนตราประทับของกระทรวงการต่างประเทศออสเตรีย/สโลวาเกีย/สโลวีเนีย)
   • 15 ยูโร ต่อ คำแปล 1 ชุด
5. ซองเปล่าจ่าหน้าซองถึงตัวเอง พร้อมค่าส่งไปรษณีย์ (แบบลงทะเบียน 7 ยูโร และแบบ EMS 11 ยูโร สำหรับออสเตรีย / แบบลงทะเบียน 13 ยูโร และแบบ EMS 45 ยูโร สำหรับสโลวาเกียและสโลวีเนีย)

3.2 ยื่นคำร้อง

วิธีที่ 1: ยื่นคำร้องด้วยตัวเองที่สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงเวียนนา

• กรุณานัดหมายเพื่อยื่นคำร้องขอรับรองเอกสาร ทางออนไลน์ (สามารถนัดล่วงหน้าได้ไม่เกิน 2 เดือน) โดยคลิกที่นี่ -->> 
• กรุณาพิมพ์ใบยืนยันการนัดหมายที่ท่านได้รับทางอีเมล หรือ save ไฟล์ / ถ่ายภาพใบยืนยันฯ ไว้ในมือถือ เพื่อนำมาแสดงต่อเจ้าหน้าที่ในวันและเวลาที่นัดหมายไว้
• สถานเอกอัครราชทูตฯ เปิดรับคำร้องกงสุล จันทร์-ศุกร์ (ยกเว้นวันหยุดราชการ) เวลา 09:00-12:00 น. เฉพาะผู้ที่นัดหมายล่วงหน้าเท่านั้น 
• หากท่านประสงค์ขอรับบริการกงสุลอื่น ๆ (เช่น ทำบัตรประจำตัวประชาชน) ในวันเดียวกัน กรุณาทำการนัดหมายแยกต่างหาก โดยเลือกวันนัดวันเดียวกัน และเลือกเวลารับบริการที่ใกล้เคียงกัน
• หากมีปัญหาในการนัดหมายออนไลน์ กรุณาติดต่ออีเมล consular@thaiembassy.at หรือหมายเลข +43 (0) 1 4783335 19 / +43 (0) 1 4783335 21 (รับโทรศัพท์ จันทร์ - ศุกร์ เวลา 14.00-17.00 น.)

วิธีที่ 2: ยื่นคำร้องทางไปรษณีย์ (เฉพาะการรับรองเอกสารเท่านั้น / หากต้องการทำหนังสือมอบอำนาจ ต้องมายื่นคำร้องด้วยตัวเอง)

• ส่งเอกสารและค่าธรรมเนียมที่ครบถ้วนตามข้อ 3.1 ข้างต้น ทางไปรษณีย์ลงทะเบียน (เพื่อให้สามารถตรวจสอบสถานะการส่งได้) มายัง:

         CONSULAR SECTION (LEGALISATION)
         ROYAL THAI EMBASSY,
         COTTAGEGASSE 48
         1180 VIENNA
         AUSTRIA

*เงื่อนไขสำคัญมากสำหรับการยื่นคำร้องทางไปรษณีย์*

• สถานเอกอัครราชทูตฯ สงวนสิทธิ์ในการปฏิเสธคำร้องฯ ที่ส่งเอกสารหรือค่าธรรมเนียมมาไม่ครบถ้วน
• หากผู้ร้องที่ส่งเอกสารและค่าธรรมเนียมมาให้ไม่ครบถ้วน ไม่ดำเนินการตามคำแนะนำของสถานเอกอัครราชทูตฯ ภายในเวลาที่กำหนด สถานเอกอัครราชทูตฯ ขอสงวนสิทธิ์ในการทำลายเอกสารหรือดำเนินการอื่น ตามความเหมาะสม

3.3 ระยะเวลาดำเนินการ & การคืนเอกสาร

• สถานเอกอัครราชทูตฯ จะส่งเอกสารที่รับรองแล้วคืนให้ผู้ร้องทางไปรษณีย์ในซองที่ผู้ร้องเตรียมไว้ ภายใน 5 วันทำการ นับจากวันที่ได้รับเอกสารและค่าธรรมเนียมครบถ้วน
• สถานเอกอัครราชทูตฯ อาจอนุญาตให้ผู้ร้องมารับเอกสารคืนด้วยตัวเองในกรณีที่มีความจำเป็นเร่งด่วน ผู้ร้องที่จำเป็นต้องรับเอกสารคืนด้วยตัวเอง กรุณาแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบขณะยื่นคำร้อง 
• หากไม่ได้รับเอกสารคืนภายใน 2 สัปดาห์รับจากวันที่ยื่นคำร้องหรือวันส่งเอกสารมาให้สถานเอกอัครราชทูตฯ กรุณาติดต่อสถานเอกอัครราชทูตฯ ทางอีเมล consular@thaiembassy.at
• หมายเหตุ: สถานเอกอัครราชทูตฯ ไม่รับผิดชอบต่อความเสียหาย/การสูญหายที่อาจเกิดขึ้นต่อเอกสารที่ส่งทางไปรษณีย์

การรับรองเอกสารไทยที่จะไปใช้ในออสเตรีย

• เอกสารไทยที่ออกโดยหน่วยงานรัฐ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเอกสารเกี่ยวกับงานทะเบียนราษฎร์และทะเบียนครอบครัว (ทะเบียนสมรส สูติบัตร มรณบัตร ทะเบียนหย่า ใบสำคัญการสมรส ใบสำคัญการหย่า ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน ใบเปลี่ยนชื่อ ใบเปลี่ยนนามสกุล หนังสือรับรองความเป็นโสด ฯลฯ) ที่จะนำมาใช้ในออสเตรียนั้น ผู้ร้องจะต้องนำเอกสารภาษาไทย (ตัวจริง) ไปที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เพื่อรับรอง จากนั้นจึงนำไปแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือเยอรมัน (โดยล่ามซึ่งได้ใบรับรองการแปลในออสเตรียเท่านั้น) แล้วนำไปให้สถานทูตออสเตรียประจำประเทศไทยรับรองก่อนนำมาใช้ออสเตรียต่อไป
• กระทรวงการต่างประเทศออสเตรียจะรับรองเฉพาะเอกสารตัวจริงเท่านั้น ซึ่งในทางปฏิบัติ เอกสารบางฉบับ ทางการไทยจะออกเอกสารฉบับจริงให้ผู้ร้องเพียงครั้งเดียวเท่านั้น (ใบสำคัญการสมรส ใบสำคัญการหย่า ใบเปลี่ยนชื่อ ชื่อสกุล) ยกเว้นเอกสารบางรายการที่สำนักงานทะเบียนจะออกเอกสารรับรองรายการเอกสารดังกล่าว (รายการทะเบียนราษฎร ทร 14/1 หรือ สูติบัตร ที่จะออกเป็นหนังสือรับรองการเกิด)
• ปัจจุบัน กระทรวงการต่างประเทศออสเตรียไม่รับรองการแปลเอกสารซึ่งล่ามในประเทศไทยแปลมา เนื่องจากเป็นการแปลโดยผู้แปลต่างชาติ ทางการออสเตรียจะรับรองเอกสารเฉพาะผู้แปลซึ่งได้รับใบรับรองการแปลในออสเตรียเท่านั้น

สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงเวียนนา
20 พฤษภาคม 2564